Est-ce que LEADS Canada a des lignes directrices pour la sélection des répondants?
Oui– Les lignes directrices pour la sélection des répondants (les catégories de répondants approuvé pour votre organisation) sont envoyées à chaque participants. Ces directives se retrouvent également dans le courriel envoyé aux participants à partir du système de LEADS 360 degrés leur demandant d’inscrire leurs répondants.
Est-ce que LEADS Canada inscrit les répondants dans le système en ligne?
Non – Les participants de l’évaluation LEADS 360 degrés reçoivent une liste de consignes, envoyés à partir du système automatisé, en ce qui concerne l’inscription des répondants dans le système en ligne LEADS 360 degrés. Les participants auront une semaine pour compléter les inscriptions. Votre organisation recevra par la suite, une liste de participants qui n’auront pas compléter cette étape par la date limite.
Comment et pourquoi est-ce que le système en ligne fusionne certaines catégories de répondants dans le rapport final?
Si l’on reçoit moins de trois questionnaires remplis dans une catégorie quelconque de répondants (sauf pour la catégorie de ‘superviseur’, les réponses de ces questionnaires seront combinées à celles d’une autre catégorie dans le rapport final afin de préserver l’anonymat des répondants. Par exemple, si vous avez donné le nom de cinq répondants dans la catégorie PAIRS, mais que seulement deux ont rempli votre questionnaire d’évaluation, vous ne trouverez pas de catégorie de répondants distincte pour les PAIRS dans le rapport final. Au lieu de voir des commentaires sous l’en-tête PAIRS, vous verrez sous un en-tête combiné, comme PAIRS et SUBORDONNÉS DIRECTS ou PAIRS et AUTRES.
Combien de temps une organisation devrait-elle attendre avant de faire une nouvelle évaluation 360 degrés des mêmes sujets?
Selon la documentation, une nouvelle évaluation 360 degrés peut être effectuée entre 10 et 18 mois après la première. La durée du programme auquel participent les personnes qui ont été évaluées semble être le facteur déterminant. Si le programme de développement du leadership auquel elles participent a une durée de 12 mois, alors il serait déconseillé de leur faire subir une autre évaluation 360 degrés avant que six mois se soient écoulés après la fin de ce programme. Les gens ont besoin de temps pour bien assimiler les notions présentées, les appliquer et commencer à les démontrer dans leurs comportements – ce que mesure l’évaluation 360 degrés, c’est-à-dire les « comportements observés ». Les participants à une évaluation 360 degrés LEADS auront besoin de temps pour se développer grâce à leur formation et à l’expérience pratique. Un autre élément dont il faut tenir compte est leur plan d’apprentissage. Quelles étaient les attentes au moment où il a été établi? S’attendait-on à ce que la personne ait atteint des résultats mesurables en 6, 8, 10, 12, 18 mois ou plus? C’est là un aspect clé du plan d’apprentissage et du contrat des responsabilisation. Une nouvelle évaluation 360 degrés aura peu de valeur si la personne n’a pas atteint les buts qu’elle s’était fixés dans son plan d’apprentissage et son contrat de responsabilisation.
Sélection des répondants pour les nouvelles évaluations :
Les personnes ayant évalué les suets devraient être les mêmes que pour l’évaluation précédente seulement s’ils sont encore en mesure de voir agir la personne évaluée. Si celle-ci a été promue, occupe actuellement un autre poste, etc., alors il faut recourir à de nouveaux répondants. Il est essentiel que les répondants connaissent la personne et qu’ils aient travaillé avec elle pendant un certain temps. Autrement, ils ne peuvent pas évaluer les comportements observables.
Pouvez-vous produire un rapport qui comparerait les résultats de notre projet actuel d’évaluation 360 degrés aux résultats de l’année précédente pour la même cohorte?
Il y a ici plusieurs facteurs à prendre en compte. Bien qu’il soit possible de produire un tel rapport, cela n’est pas recommandé pour les raisons suivantes :
- Une évaluation 360 degrés est un aperçu de la situation à un moment précis et il faut examiner les résultats en tenant compte du contexte à ce moment-là, c’est-à-dire de ce qui se passe dans l’organisation, de la façon dont un rôle a changé et de la situation que vivent les participants et les répondants. Les résultats reflètent la façon dont le comportement de leadership est interprété par d’autres à ce moment précis.
- Lorsque les répondants ne sont pas les mêmes d’une année à l’autre, les réponses pourraient être différentes. Les différences dans le rapport pourraient donc refléter cette différence des répondants ainsi que des différences au niveau du développement.
- La discussion est la plus fructueuse lorsque le compte rendu a lieu en considérant les buts en matière de développement du leadership, les changements du contexte (beaucoup de changements peuvent se produire dans une organisation au cours d’une année) et la croissance et la connaissance individuelles.
- Parfois, lorsqu’on procède à une autre évaluation 360 degrés après une période pendant laquelle on a beaucoup insisté sur le développement du leadership dans une organisation, la compréhension des participants et les attentes à l’égard des leaders progressent aussi. Cela peut ressortir lors de l’évaluation 360 degrés et mener à des observations et commentaires très étoffés.
- L’exposition aux pratiques de leadership et au Cadre LEADS pourrait même créer des attentes plus élevées (chez les répondants contribuant à l’évaluation).
- En outre, les participants doivent comprendre que les répondants pourraient ne pas être les mêmes que ceux de l’année antérieure et que même s’il s’agit des mêmes personnes, elles pourraient elles-mêmes avoir changé, tout comme le contexte organisationnel.
- La nature des comptes rendus des coachs pourrait aussi être affectée, de même que l’interprétation des deux rapports séparément et ensemble. Il pourrait être difficile d’avoir ce genre de conversation en 30 minutes. Il serait important que les coachs choisis tiennent une mini-réunion pour examiner la nature des rapports et les processus pour que le compte rendu soit efficace.
Est-ce que l’évaluation 360 degrés LEADS peut être utilisée comme évaluation de rendement?
Les meilleures pratiques en ce qui concerne les évaluations 360 degrés consistent à les utiliser pour la planification du développement futur, et non pas pour l’évaluation du rendement. Plusieurs études ont démontré les risques que présente l’utilisation de ces évaluations pour l’examen du rendement, et celles qui ont été conçues à cette fin sont rares, voire inexistantes. En plus, les éléments de l’évaluation 360 degrés LEADS mesurent la fréquence, et non pas l’efficacité des comportements, de sorte que l’interprétation des résultats en vue d’évaluer le rendement d’une personne serait erronée.
Catégories des superviseurs 1, 2 et 3 – Dans le rapport produit, est-ce que les notes des trois superviseurs sont indiquées séparément? Si oui, cela ne risque-t-il pas de se traduire par des notes différentes si les superviseurs ne sont pas du même avis quant aux capacités d’un employé?
Dans toute évaluation 360 degrés du leadership, c’est la compréhension de la façon dont le comportement est interprété et observé par d’autres qui donne sa valeur à la rétroaction. Celle-ci peut effectivement être différente d’un répondant à l’autre et l’interprétation de ces différences est ce qui apporte de la profondeur et de la richesse à une évaluation 360 degrés. Différents superviseurs peuvent observer plus souvent différents aspects des comportements de leadership et interpréter différemment ces comportements. L’interprétation des différentes notes données pour la fréquence (qui diffèrent des notes pour la qualité) et les commentaires et réflexions sur le contexte du travail d’une personne et son développement personnel, ses connaissances et ses compétences permettent de faire des découvertes qui pourraient être très différentes de celles que l’on tirerait d’une seule note sur laquelle les répondants se seraient entendus.
Les évaluations 360 degrés sont aussi une excellente occasion de discuter de possibles attentes divergentes des superviseurs. Elles pourraient aussi faire ressortir des domaines dans lesquels ils s’entendent et souligner les points forts.
Un des participants a reçu un rapport d’évaluation 360 degrés dans lequel se trouvait des propos irrespectueux. Devrions-nous prendre des mesures disciplinaires?
Bien-être des participants, préparation des répondants et confidentialité :
Nous nous préoccupons toujours avant tout du participant à l’évaluation 360 degrés et cherchons à nous assurer que le coach l’aide à interpréter les résultats. C’est pourquoi nous recommandons que les coachs vérifient toujours le langage utilisé avant d’envoyer le rapport, ce qui les aide à l’interpréter.
En deuxième lieu, nous nous employons à protéger l’intégrité du processus 360 degrés et à assurer la confidentialité de la rétroaction fournie. La prise de mesures disciplinaires contre un répondant qui fournirait une rétroaction confidentielle serait contraire à ce principe. Il est probable que l’utilisation d’un langage irrespectueux dans un tel cas ne soit pas la seule manifestation d’un problème du répondant lié à son attitude ou à son comportement, et il est important de protéger l’intégrité du processus d’évaluation 360 degrés. L’organisation pourrait plutôt vouloir se concentrer sur la prise de mesures disciplinaires à l’égard de comportements problématiques du répondant dans d’autres situations.
Il est essentiel que les répondants comprennent que leur rétroaction lors d’une évaluation 360 degrés a pour but de favoriser le développement du leadership et que l’on s’attend à ce qu’ils soient honnêtes, directs et respectueux. Les instructions données aux répondants à toutes les évaluations 360 degrés reflètent cette attente.
Peut-il y avoir des problèmes au niveau du système informatique qui pourraient interférer avec la réalisation du questionnaire?
Si vous avez a) une version obsolète d’Internet Explorer (vous devez avoir la version 11.0) ou b) votre ordinateur ne possède pas Windows 7 ou supérieur comme système d’opération, votre ordinateur risque de ne pas pouvoir communiquer avec le système en ligne de LEADS 360.
Le Collège canadien des leaders en santé (CCLS) a des documents de soutien qui peuvent être fournis à votre département informatique qui aideront à éviter que les courriels de LEADS 360 ne soient pas bloqués par vos filtres antispam. Veuillez SVP faire parvenir les coordonnées de votre département informatique à LEADS Canada.
Si aucune solution n’est trouvée pour un répondant, LEADS Canada peut fournir une version pdf du questionnaire que le répondant peut répondre manuellement. Une fois dûment remplis, le répondant doit fournir la copie électronique à LEADS Canada qui entrera ensuite les réponses dans le système en ligne.
Qui reçoit les courriels « non-livrés » ? Qui fournit les corrections?
Le participant qui entre les adresses courriels des répondants dans le système en ligne recevra les courriels « non-livrés » si l’adresse est erronée. C’est à eux que reviennent la responsabilité de rectifier l’erreur.
Comment protège-t-on la confidentialité des sujets et des répondants?
Les données brutes des évaluations 360 degrés LEADS demeurent indéfiniment sur le serveur (canadien) sécurisé de notre partenaire informatique, Panoramic Feedback, ce qui permet à LEADS Canada de recréer et de renvoyer le rapport final de l’évaluation 360 degrés sur demande, si jamais le sujet avait besoin d’une copie à une date ultérieure. Les données brutes peuvent être utilisées pour établir des tendances et des statistiques.
Un petit nombre seulement d’employés de LEADS Canada/CCLS ont accès à cette base de données sécurisée et chacun d’eux a signé un accord de confidentialité.
Le personnel administratif du CCLS peut soutenir certaines activités, comme l’envoi d’hyperliens et du rapport final au sujet ou au coach certifié. Le CCLS ne conserve aucune copie papier ou en format PDF des rapports finals des évaluations 360 degrés LEADS.
Les réponses numériques des répondants sont anonymes, puisque les résultats indiqués dans le rapport final sont des moyennes des réponses de tous les répondants. Un plan d’apprentissage soulignant une ou plusieurs priorités pour le développement peut être partagé avec l’organisation. (Le coach aidera au participant à créer un plan d’apprentissage durant la séance de compte rendu).
Les commentaires en texte des répondants seront inclus textuellement dans le rapport final, mais les répondants ne seront pas identifiés comme la source de ces commentaires (à moins qu’ils soient SUPERVISEUR du participant). La rétroaction d’un superviseur, en raison du lien hiérarchique qui existe entre eux, n’est PAS confidentielle.
Les répondants sont avisés à ne pas s’identifier en faisant référence à des interactions spécifiques avec la personne faisant l’objet de l’évaluation, ou en mentionnant leurs titres ou rôles et responsabilités.
Pourquoi un compte rendu est-il nécessaire (et obligatoire avec l’achat de licences pour les évaluations 360 degrés LEADS)?
Bien que l’administration du processus et la collecte des données soient souvent considérées comme la plus grosse partie d’un projet d’évaluation 360 degrés, c’est le sens que les participants prêtent aux données qui ont le plus d’importance. Le rapport d’une évaluation 360 degrés peut avoir jusqu’à 40 pages, et il comprend plus de 500 points de données quantitatives discrètes, et souvent, 30 réponses qualitatives ou plus. C’est là une quantité colossale d’informations à analyser, à comprendre et à transformer en plan d’apprentissage constructif.
Le compte rendu a pour but d’aider les participants à saisir la signification de toutes les données, d’en trouver la cohérence, de les comparer à leur expérience et de transformer ce qu’ils en comprennent en un plan d’apprentissage qui reflète l’essence de la rétroaction ainsi que leurs besoins d’apprentissage et leurs aspirations. Notre expérience nous a appris que le processus de compte rendu est le plus profitable lorsqu’il bénéficie du soutien d’un coach certifié qui connaît le Cadre des capacités de leadership en santé LEADS et qui a de l’expérience de l’analyse très poussée des données d’une évaluation 360 degrés et de la transposition de toutes ces données en un plan réalisable.
Pendant le compte rendu, les coachs discutent de la communication du plan d’apprentissage et de toute clarification ultérieure des données qui pourrait être nécessaire. Là encore, la documentation sur les pratiques exemplaires montre qu’il est préférable que seul le participant ait accès aux données réelles contenues dans le rapport. Il est toutefois recommandé que le plan d’apprentissage soit largement partagé avec les superviseurs, les pairs et les subordonnés directs du participant. On obtient les meilleurs résultats de l’ensemble du processus en permettant aux répondants de prendre connaissance du plan et en les invitant à continuer de donner une rétroaction sur sa mise en œuvre. LEADS Canada est d’accord avec la documentation sur les meilleures pratiques qui fait valoir que le rapport lui-même appartient au participant et qu’il ne doit être partagé avec personne d’autre. Les gestionnaires pourraient considérer qu’ils ont besoin de voir les données, mais la valeur du processus réside dans la conversation que le gestionnaire a avec le participant concernant son plan, les besoins du service et la façon dont le plan répondra aux besoins de développement du participant et de l’organisation.
Nous avons des employés dans notre organisation qui ont de l’expérience en coaching. Peuvent-ils faire les comptes rendus?
Les personnes qui font les comptes rendus d’évaluations 360 degrés LEADS doivent être des coachs de cadres certifiés par l’ICF et doivent avoir suivi les deux webinaires de certification de coachs pour les évaluations 360 degrés LEADS. Si l’organisation compte des coachs internes ayant suivis les webinaires de certification de coachs pour les évaluations 360 degrés LEADS, ils sont qualifiés pour les comptes rendus. Ce fait doit être précisé dans le contrat visant l’évaluation 360 degrés.
